FAQ

Generelles

Kann man gelöschte Inhalte wieder rückgängig machen?
Antwort: Gelöschte Inhalte können nicht wiederhergestellt werden.

Dashboard

Welcher Filter ist standardmäßig bei Nachrichten gesetzt?
Antwort: Standardmäßig ist der Filter auf Nachrichten die an mich gingen, mir zugewiesen wurden und nicht zugewiesen sind gesetzt und zusätzlich den Status neu oder bearbeitet haben.
Die Filter können im Suchfenster durch das X-Symbol entfernt werden.

Bleiben erledigte “Krisen” im Dashboard angezeigt?
Antwort: Sobald eine Krise auf beendet gesetzt wird, wird diese im Dashboard nicht mehr angezeigt.

Wie lange bleiben ungelesene Nachrichten auf dem Dashboard stehen?
Antwort: Nachrichten werden bis sie abgeschlossen sind auf dem Dashboard angezeigt. Nachrichten mit dem Status neu werden fett dargestellt und Nachrichten, die in bearbeitung sind, werden nicht fett dargestellt.

Wo kann man seine gesendeten Nachrichten sehen?
Antwort: Über das Hauptmenü “Dashboard” gelangen Sie über das Untermenü “Nachrichten” in die Nachrichten. Klicken Sie auf den “Filter” und entfernen Sie alle ausgewählten Filterungen und wählen den Filter “Von mir” aus.

Partner*innen

Werden Datensätze an neue Eigner*innen übertragen, wenn der Eigner*in bspw. aus dem Unternhemen ausgeschieden ist?
Antwort: Durch die Personalabteilung werden die Datensätze auf die nachfolgende Person überschrieben, sobald die entsprechende Person aus der Datenbank gelöscht wird.
Grundsätzlich kann der*die Eigner*in einzelne Datensätze selbst übertragen.

Kann man nach Rheinland und Westfalen filtern?
Antwort: Über dem Button “Filter” kann man nach dem Landschaftsverband Rheinland oder Westfalen-Lippe filtern.

Kann man neue ME’s direkt in Listen übernehmen?
Antwort: Sowohl Mitgliedseinrichtungen aber auch alle anderen Partner*innen können direkt in Listen übernommen werden.
Hierzu rufen Sie die Stammdaten des*der entsprechenden Partner*in auf und klicken auf den Button “In Liste übernehmen”

Wenn ich eine neue Person anlege, muss ich die dazugehörige Organisation anlegen?
Antwort: Damit klar wird, welche Aufgabe die Person in einer Orgaisation hat, sollte immer auch die dazugehörige Organisation angelegt werden und die beiden mit Hilfe einer Funktion verknüpft werden.

Wie kann ich eine Person aus der Datenbank löschen?
Antwort: Um eine Person aus der Datenbank zu löschen, muss diese zunächst aus allen Funktionen entfernt werden und anschließend die direkten Kontaktdaten. Sobald keine Funktionen und Kontaktdaten vorhanden sind, kann die Person über den Button “Aktion” gelöscht werden.

Besteht die Möglichkeit nach expliziten Mailadressen zu suchen?
Antwort: Sie können nach Kontakdaten suchen.

Listen

Kann ich Partner*innen in meine Liste übernehmen, die nicht in der Datenbank sind?
Antwort: Nein, es können nur Partner*innen in Listen übernommen werden die in ParIS vorhanden sind.

Wann ändert sich das Löschdatum einer Liste?
Antwort: Sobald eine Liste genutzt wird (Serienbrief, Serienmail, Datenexport, Änderungen im Inhalt) verlängert sich das Löschdatum um 1 Jahr.

Wenn ich in einer Liste eine*n Empfänger*in auf “Minus” setze, gilt das nur für diesen Vorgang?
Antwort: Der*Die Empfänger*in wird solange nicht angeschrieben, bis Sie händisch diese*n unter den Reiter “Änderungen” wieder auf “Plus” setzen.

Wie kann ich den Löschvorgang verhindern?
Antwort: Sobald die Liste im Dashboard als zu löschen am angezeigt wird, haben Sie die Möglichkeit die Löschfrist um 3 Monate zu verlängern. Automatisch verlängert sich das Löschdatum beim Nutzen der Liste.

Kann ich meine Suche erweitern lassen?
Antwort: Aus Performance-Gründen können nicht mehr als 80 Einträge angezeigt werden. Je mehr Einträge pro Seite angeziegt werden, desto langsamer wird die Datenbank.

Besteht die Möglichkeit, Ansprechpartner*innen zu adressieren?
Antwort: Ansprechpartner*innen können adressiert werden indem sie in Listen übernommen werden.

Wie kann ich den Eigner*in einer Liste ändern?
Antwort: Eigner*innen können nur von dem*die Eigner*in selber oder einer Person aus der gleichen Organisationseinheit geändert werden, indem in der Liste auf das Wort “Eigner” geklickt wird.

In der Fachberatung MSO arbeiten wir ja vorwiegend mit Nicht-Mitgliedsorganisationen. Da macht es nicht viel Sinn, eine verwaltete Liste erstellen zu lassen, richtig?
Antwort: Hier könnte eine Eigenschaft bei den entsprechenden Partner*innen hinterlegt werden und dann kann im Anschluss daraus aus eine verwaltete Liste erstellen.

Wie markiere ich Listen als “nicht löschen”?
Antwort: Listen können nicht als “nicht zu löschen” markiert werden. Solange eine Liste regelmäßig genutzt wird, wird die Liste auch nicht gelöscht.

Serienbrief

Wie kann eine Person “unter Rückfragen an” eingepflegt werden?
Antwort: Damit Sie eine Person unter “Rückfragen” einpflegen kann, muss diese Person Ihnen das “Vertretungsrecht” für Serienbriefe geben.

Wo befinden sich die Vorlagen?
Antwort: In ParIS können Sie zwei Vorlagen auswählen. Zum einen den Brief mit Logo und Fußzeile aus ParIS oder Sie legen Logopapier in den Drucker.
Zudem gibt es im Intranet unter “Organisation” > “IT” > “ParIS” > “Briefvorlagen” weiter Briefvorlagen.

Wie kann ich bestimmte Personentitel in der Anrede oder Adresse eintragen?
Antwort: Beim Anlegen einer Person haben Sie die Möglichkeit hier einen Titel zu hinterlegen. Dieser wir dann in die Adresse und Anrede übernommen.

Wie kann ich Briefvorlagen von überall her aus abrufen?
Antwort: Sobald Sie eigene Vorlagen erstellen, sollten Sie diese auf Ihr Netzlaufwerk speichern, damit diese von überall abrufbar sind wo Sie auf dieses Netzlaufwerk zugreifen können und Ihre Kolleg*innen haben ebenfalls den Zugriff auf die Vorlagen.

Kann man Adress-Etiketten benutzen?
Antwort: Sie können weiterhin Etiketten-Vorlagen nutzen. Hierzu müssen Sie sich wie gewohnt eine eingene Vorlage erstellen.

Serienmail

Muss man zwingend die Funktion aktivieren, wenn es sich nur um den E-Mail Versand handelt?
Antwort: Es muss nicht zwingend eine Funktion in der Liste übernommen werden. Es ist aber immer besser eine Person mit der Funktion in eine Liste zu übernehmen, da bei der Funktion die Tätigkeit der Person sichtbar ist.

Kann ich Name bzw. Betreff nachträglich noch ändern?
Antwort: Der Betreff kann nur geändert werden, indem Sie auf den Link bei “Mail verfassen” klicken und die Mail erneut verfassen.

Kann ich weiterhin mit Listen arbeiten, obwohl der Eigner*in krank ist?
Antwort: Listen können immer von anderen Eigner*innen genutzt werden.

Wenn eine Mitgliedsorganisation mehrere E-Mail Adressen besitzt. Kann man auswählen, welche man als Adressaten hinterlegen möchte?
Antwort: Beim Versand erscheint vor jedem Eintrag der mehrere Adressen hat ein blauen Doppelpfeil. Über diesen Pfeil können Sie bestimmen welche Adresse genutzt werden soll. Im Normallfall wird die Adresse genutzt, die das Stichwort “Standard” hinterlegt hat.

Kann man mehrfache E-Mail Adressen eines einzelnen Kontaktes adressieren?
Antwort: Über “Erweiterte Optionen” haben Sie die Möglichkeit “Mehrfach-Adressen” auszuwählen.

Wie lasse ich mir versendete Emails anzeigen?
Antwort: Nachdem Sie eine Liste versendet haben, erscheint in dem Vorgang der Reiter “Mail-Log”.

Wie kann ich meine E-Mail weiterleiten?
Antwort: Wie bisher auch, indem Sie den Link in die weiterzuleitende Mail kopieren.

Aufgaben

Kann man Aufgaben, die versehentlich als “abgeschlossen” gelten, wieder rückgängig machen?
Antwort: Sie haben die Möglichkeit über die Navigationsleiste den Status wieder auf “In Bearbeitung” zu setzten.

Kann man Aufgaben, die von mehreren Kolleg*innen gesehen werden können, anlegen?
Antwort: Grundsätzlich können die Aufgaben von allen Kolleg*innen aus der gleichen Organisationseinheit gesehen werden. Zusätzlich können Sie aber auch “Abonnenten” hinzufügen.

Ist es möglich den Kalender mit dem Google Kalender zu synchronisieren?
Antwort: Nein dies ist nicht möglich.

Welche Personen kann ich Aufgaben zuweisen?
Antwort: Sie können allen Kolleg*innen Aufgaben zuweisen. Dies sollte allerdings nicht ohne vorherige Absprachen gemacht werden.

Rechte

Ist Unsere im Team automatisch erstellt, d.h. mein Team wäre dann die Mitarbeiter*innen in den KG BOR & COE oder müsste ich das anlegen (lassen)?
Antwort: Personen die eine Funktion in der gleichen Organisationseinheit haben, sind ein Team. Beispiel: Herr Gregorz, Frau Demic und Frau Tobias sind Fachkräfte in der Organisationseinheit “IT-Service”, daher sind diese drei Personen ein Team.

Zoom

Wie kann ich Zoom-Meetings anlegen lassen?
Antwort: Sie können Zoom-Metting von anderen Kolleg*innen anlegen lassen, indem Sie der entsprechenden Person das Vertretungsrecht geben.

Vertretungsrechte

Können einzelne Bereiche wieder entfernt werden?
Antwort: Ja Sie können jeder Zeit die Vertretungsrechte anpassen.