Wie kann ich Listen als Excel- oder PDF-Listen exportieren?

Um einen Datenexport zu generieren, öffnen Sie eine Liste.

Klicken Sie auf den Button “Daten-Export”.

Es wird Ihnen die Maske zum Vorbereiten des Exports angezeigt.

Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für den Vorgang (Export).

Optional können Sie den Vorgang (Export) noch detaillierter gestalten, indem Sie den Haken bei “Erweiterte Optionen” setzen.

Die erweiterten Optionen für den Daten-Export sind standardmäßig immer auf aktiv gesetzt!

Unikate:
Standardmäßig ist dieses Feld nicht angehakt und bedeutet: Mit dieser Option ist sichergestellt, dass alle Datensätze mit den gleichen Anschriften angezeigt werden.

Beispiel:
Markus Zhang, Norber Gregorzt und Volker Rautenberg haben alle die Postanschrift “Loher Str. 7”. Es ist sichergestellt, dass an alle Personen aus der Exceltabelle übernommen werden.

Dubletten:
Standardmäßig ist das Feld angehakt und wird erst angezeigt, wenn der Haken bei Unikate entfernt wird und bedeutet: Falls eine Person, z.B. aufgrund unterschiedlicher Funktionen mehrfach als Eintrag in der Liste mit der gleichen Anschriften hinterlegt ist, werden alle Einträge in der Excelliste angezeigt.

Beispiel:
Frau Büngeler ist einmal mit ihren Funktion Landesgeschäftsführerin und einmal mit der Funktion Beirat in der Liste hinterlegt. Da beide Empfänger*innen die selbe Person sind und die selbe Postanschrift verwenden, handelt es sich hierbei um Dubletten. Sobald Sie daher den Haken bei Dubletten aktivieren, wird die Post zweimal an die Loher Str.7 mit der Empfänger*in Frau Büngeler versendet.

Mehrfach-Adressen:
Standardmäßig ist das Feld angehakt und bedeutet: Falls ein*e Partner*in mehrere Anschriften hinterlegt hat, werden alle Anschriften in der Excelliste angezeigt.

Beispiel:
Die ME-44-03 hat zwei Postanschriften bei den direkten Kontaktdaten hinterlegt. Wenn keine weiteren Optionen gesetzt sind, würde standardmäßig zufällig eine Adresse davon ausgewählt werden. Sobald Sie diese Option aktivieren, wird an beide Adressen die Post versendet.

Möchten Sie die Erweiterte Option “Bevorz. Adress-Tags” (=Stichwörter) nutzen, muss der Haken bei “Mehrfach-Adressen” deaktiviert sein.

Adressen gruppieren aktiviert bedeutet: Gruppieren Sie Adressen, wenn Sie diese als eigene Spalte auflisten möchten. z.B. EMail1, EMail2. (Diese Option gilt nicht für den PDF-Export).

Adressen filtern: Wählen Sie einzelne Adress Typen aus, falls Sie nur bestimmte Adressen exportieren möchten.

Speichern Sie den Vorgang mit Klick auf den Speicher-Button ab.

Die Vorschau des Daten-Exports und die gewählten Exportoptionen werden angezeigt. Im Beispiel alle hinterlegten Adressen der Adressaten.

Um die gewählten erweiterten Exportoptionen zu ändern, klicken Sie auf den Button “Bearbeiten”.

Die geänderten erweiterten Exportoptionen speichern.

Die Vorschau des modifizierten Daten-Exports wird angezeigt. Im Beispiel alle Mailadressen der Adressaten.

Optional haben Sie die Möglichkeit einzelne Datensätze zu verändern. Benutzen Sie dafür die beiden blauen Pfeile vor dem einzelnen Datensatz.

Wählen Sie die gewünschten Adressen durch aktivieren oder deaktivieren der Auswahlfenster aus.

Wählen Sie das gewünschte Format für den Daten-Export.

CSV Export: Dateiformat für einfache Datenstrukturen. CSV-Dateien können Sie mit allen gewöhnlichen Texteditoren bearbeiten und verändern.

Excel Export: Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm aus dem Hause Microsoft, mit dem Zahlen und Texte in tabellarischer Form dargestellt und ausgewertet werden können.

PDF Export: Die Dateiendung PDF steht für Portable Document Format. … Mit dem PDF lassen sich elektronische Daten unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm, vom Betriebssystem oder von der Hardwareplattform mit Hilfe eines PDF-Readers originalgetreu anzeigen und ausgeben. Die Bearbeitungsmöglichkeiten der PDF sind sehr eingeschränkt.