Wie hinterlege ich bei einer Person oder Organisation eine Funktion?

Rufen Sie die Stammdaten einer Person oder Organisation auf, bei der Sie eine Funktion hinterlegen möchten und klicken Sie auf “Bearbeiten”.

Wählen Sie den Reiter “Funktionen” aus. Hier können Sie sehen, welche Funktionen bei dem*der Partner*in hinterlegt sind”. Um eine neue Funktion zu hinterlegen, klicken Sie auf “Eintrag hinzufügen”.

Hinterlegen Sie das Datum ab wann die Funktion aktiv ist. Automatisch wird immer das Tagesdatum hinterlegt. Dies kann händisch geändert werden.

Sie können ein Enddatum für die Funktion hinterlegen.

WICHTIG: Personen und Organisationen bei denen ein Enddatum in der Funktion hinterlegt wurde, können nicht mehr aus der Datenbank gelöscht werden.

Wählen Sie aus, ob Sie die Funktion bei einem Partner (z.B. Organisation) oder bei einem Gremium (z.B. Facharbeitskreis) hinterlegen möchten.

Suchen Sie im Anschluss nach dem Namen oder der ETR-Nummer des*r Partner*in oder nach dem Namen des Gremiums. In der Schnell-Suche können Sie den Namen oder die ETR-Nummer anfangen zu tippen und erhalten direkt Vorschläge. Sie können auch die klassische Suche verwenden indem Sie auf “Weitere suchen…” klicken.

Wählen Sie die entsprechende Funktion aus, indem Sie entweder die Schnell-Suche oder die weitere Suche nutzen.

Sie können bei der Funktion eine “benutzerdef. Anrede?” hinterlegen. Hier können Sie beispielsweise Berufstitel (Diplom Ingeneur, Bürgermeister, etc.) hinzufügen.

WICHTIG: bitte tragen Sie hier keine persönlichen Anreden ein, da diese in allen Listen übernommen werden.

Sie können für die Funktion eine Bermerkung hinterlegen, z.B. wenn Sie nicht genau wissen, seit wann die Person diese Funkion hat.

Nachdem Sie das Feld “Wo” ausgefüllt haben erscheinen die Kontaktdaten und eine Google-Maps Karte.
In den Feldern E-Mail, Telefon, Mobil, Fax, Web und Sozial Media Profil werden standardmäßig die Inhalte der Person übernommen, falls vorhanden. Wenn diese nicht vorhanden sind, werden die Inhalte von der Organisation übernommen.
Die Postanschrift wird von der Organisation übernommen, falls die Organisation keine Postanschrift hat, so wird diese von der Person übernommen.
Sie haben die Möglichkeit über die Pfeile die Daten zu wechseln, wenn Sie z.B. in der Funktion die Mailadresse von der Organisation haben möchten und nicht die von der Person.

Durch anhaken wählen Sie aus, ob Sie den Adressaten (z.B. “z. H. Frau…”) oder die Adresse (z.B. “Briefkasten im Hof”) verändern möchten. Diese Änderungen gelten für alle Personen, die diesen Datensatz nutzen.

Klicken Sie im Anschluss auf “Speichern & Schließen” oder auf “Speichern & Neu” falls Sie weitere Funktionen für den*die Partner*in hinterlegen möchten.

Am Ende muss der gesamte Datensatz nochmals komplett abgespeichert werden.