Wie kann ich einen Serienbrief erstellen?

Um einen Serienbrief zu erstellen lassen Sie sich zunächst den Inhalt einer Liste anzeigen.

Klicken Sie auf den Button “Serien-Brief”.

Es wird Ihnen der Name der Liste angezeigt.

Vergeben Sie einen Namen für den Vorgang.

Wählen Sie die Absenderadresse aus. Das können sowohl Sie selber, aber auch Personen die Vertretungsrechte haben, sein.

Haben Sie eine andere Person als Absender*in ausgewählt, so können Sie noch bestimmen an welcher Person die Rückfragen gehen soll.

Wählen Sie eine Word-Vorlage aus.
Formular_Bogen_LOGO_Fusszeile_auf_Briefpapier.docx: Sie legen Briefpapier in Ihren Drucker und drucken über diesen.
Brief-Bogen5_Logo und Fußzeile dynamisch aus ParIS.docx: Sie drucken auf leerem Papier aus und wird Ihnen wird automatisch die Fußzeile und das Logo mit eingedruckt.
Keine Vorlage: Wenn Sie keine Vorlage auswählen, so greifen Sie auf eine Vorlage zurück, die Sie auf Ihrem Rechner lokal oder auf dem Netzlaufwerk gespeichert haben (z.B. Etiketten).

Hat ein*e Empfänger*in mehrere Postanschriften oder mehrere Eintränge die gleiche Postanschrit, so können hier die erweiterten Optionen genutzt werden.

Setzten Sie den Haken bei “Erweiterte Optionen”.

Unikate:
Standardmäßig ist dieses Feld nicht angehakt und bedeutet: Mit dieser Option ist sichergestellt, dass an Postanschriften mehrfach versendet wird.

Beispiel:
Markus Zhang, Norbert Gregorz und Volker Rautenberg haben alle die Postanschrift “Loher Str. 7”. Es ist sichergestellt, dass an alle Personen der Brief versendet wird.

Dubletten:
Standardmäßig ist das Feld nicht angehakt und wird erst angezeigt, wenn der Haken bei Unikate entfernt wird und bedeutet: Falls eine Person, z.B. aufgrund unterschiedlicher Funktionen, mehrfach als Eintrag in der Liste mit der gleichen Postanschrift hinterlegt ist, wird die Post standardmäßig nur einmal versendet. Hinterlegen Sie jedoch einen Haken bei Dubletten (nur möglich, wenn der Haken bei Unikate entfernt ist) wird die Post mehrfach an die gleiche Postanschrift der Person versendet.

Beispiel:
Frau Büngeler ist einmal mit ihren Funktion Landesgeschäftsführerin und einmal mit der Funktion Beirat in der Liste hinterlegt. Da beide Empfänger*innen die gleiche Person sind und die gleiche Postanschrift verwenden, handelt es sich hierbei um Dubletten. Sobald Sie daher den Haken bei Dubletten aktivieren, wird die Post zweimal an die Loher Str.7 mit der Empfänger*in Frau Büngeler versendet.

Mehrfach-Adressen:
Standardmäßig ist das Feld nicht angehakt und bedeutet: Falls ein*e Partner*in mehrere Postanschriften hinterlegt hat, wird trotzdem nur eine Postanschrift davon verwendet.

Beispiel:
Die ME-44-03 hat zwei Postanschriften bei den direkten Kontaktdaten hinterlegt. Wenn keine weiteren Optionen gesetzt sind, würde standardmäßig zufällig eine Adresse davon ausgewählt werden. Sobald Sie diese Option aktivieren, wird an beiden Adressen die Post versendet.

Sie können den Serienbrief nach Partner und Nummer sortieren lassen.

Der Inhalt des Briefes kann bereits an dieser Stelle eingetragen werden.

WICHTIG: Der Inhalt kann nicht formatiert werden. Auch hinterher im Serienbrief nicht, da dies ein komplettes Seriendruckfeld ist und hier keine einzelnen Passagen formatiert werden können. Die Formatierung bezieht sich dann immer auf den kompletten Inhalt.

Wenn Sie den Inhalt in ParIS eintragen, keine Formatierungen nutzen möchten und auch nicht die Seriendruckfunktionalitäten von Word benötigen, können Sie den Serienbrief automatisch fertigstellen. Sie haben hier die Auswahl, diese als PDF oder Word umzuwandeln. Dies bedeutet, dass Sie im Anschluss eine komplette PDF- oder Word-Datei mit allen Empfänger*innen als Einzelbrief erhalten .
Möchten Sie dies nicht nutzen, so setzen Sie keinen Haken bei “Autom. fertigstellen” und nutzen dann die normalen Serienbrieffunktionalitäten von Word. Speichern Sie Ihre Änderung ab.

Innerhalb des Postversandvorgangs haben Sie die Möglichkeit auzuwählen welche Adressen Sie anschreiben möchten. Hat ein*e Partner*in mehrere Adressen, so erscheint vor dem Datensatz ein Doppelpfeil.

Sobald Sie den Pfeil anklicken, können Sie entweder alle oder einzelne Adressen auswählen. Speichern Sie Ihre Änderung ab.

Veränderte Einträge werden blau dargestellt. Speichern Sie den Vorgang mit Klick auf den Speicher-Button ab.

Nachdem Sie den Vorgang gespeichert haben, klicken Sie oben links auf “Brief generieren”.

Wichtig ist, dass die Datei mit Patex geöffnet wird.

Der Serienbrief öffnet sich dann entweder in Word mit der ganz normalen Seriendruckfunktionaliät, in Word als fertige Einzelbriefe oder in PDF als fertige Einzelbriefe.