Wie kann ich eine Serienmail erstellen?

Um eine Serienmail erstellen zu lassen Sie sich zunächst den Inhalt einer Liste anzeigen.

Klicken Sie auf den Button “Serien-Mail”.

Es wird Ihnen der Name der Liste angezeigt.

Vergeben Sie einen Namen für den Vorgang (der Name des Vorgangs ist dann automatisch auch der Betreff in der Mail).

Wählen Sie die Absenderadresse aus. Das können sowohl Sie selbst, aber auch Personen die Vertretungsrechte haben sein.

Wählen Sie eine andere Person als Absender*in aus, so werden die Antworten auf die Mail an die Person gesendet, welche auch als Absender*in hinterlegt ist.
WICHTIG: Schreiben Sie im Auftrag für eine andere Person die Mail, so passen Sie die Signatur entsprechend an.

Wählen Sie die Standardfunktionen wie oben beschrieben aus, so ist folgendes sichergestellt:

• Eine Mailadresse wird max. einmal angeschrieben
• Bei Partnern mit mehreren Mailadressen, wird nur eine der Mailadressen genutzt
• Es werden Mailadressen aus der Funktion Mailversender bevorzugt genutzt
• Es wird bevorzugt die Standard-Mailadresse genutzt

Hat ein*e Empfänger*in mehrere Maildressen, hat ein*e Empfänger*in oder haben mehrere Empfänger*innen die gleiche Mailadresse, so können hier die erweiterten Optionen genutzt werden

Klicken Sie zunächst auf “Bearbeiten” um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen und setzten Sie den Haken bei “Erweiterte Optionen”.

Unikate:
Standardmäßig ist dieses Feld angehakt und bedeutet: Mit dieser Option ist sichergestellt, dass Mailadressen max. einmal versendet werden. Welche*r Partner*in angeschrieben wird, lässt sich nicht beeinflussen und kann bei jedem Vorgang wechseln.

Beispiel:
Die ME-44-02 und die ME-44-03 haben beide die Mailadresse info@lebenshilfe-nrw.de. Da der Haken standardmäßig bei Unikate hinterlegt ist, wird Ihre Mail nur einmal an die Mailadresse versendet. Wird der Haken jedoch entfernt, so wird die Mail zweimal an info@lebenshilfe-nrw.de versendet.

Liste vor dem Versand: Adressen an die tatsächlich versendet wird:

Dubletten:
Standardmäßig ist das Feld nicht angehakt und wird erst angezeigt, wenn der Haken bei Unikate entfernt wird und bedeutet: Falls eine Person, z.B. aufgrund unterschiedlicher Funktionen, mehrfach als Eintrag in der Liste mit der gleichen Mailadresse hinterlegt ist, wird die Mail standardmäßig nur einmal versendet. Hinterlegen Sie jedoch einen Haken bei Dubletten (nur möglich, wenn der Haken bei Unikate entfernt ist) wird die Mail mehrfach an die selbe Mailadresse der Person versendet.

Beispiel:
Melanie Tobias ist einmal mit ihren direkten Kontaktdaten und einmal mit der Funktion Fachkraft in der Liste hinterlegt. Da beide Empfängerinnen die selbe Person sind und die selbe Mailadresse verwenden, handelt es sich hierbei um Dubletten. Sobald Sie daher den Haken bei Dubletten aktivieren, wird die Mail zweimal an melanie.tobias@paritaet-nrw.org versendet.

Mehrfach-Adressen:
Standardmäßig ist das Feld nicht angehakt und bedeutet: Falls ein*e Partner*in mehrere Mailadressen hinterlegt hat, wird trotzdem nur eine Mailadresse davon verwendet.

Beispiel:
Die Organisation O-28492 hat drei Mailadressen bei den direkten Kontaktdaten hinterlegt. Wenn keine weiteren Optionen gesetzt sind, würde standardmäßig zufällig eine Adresse davon ausgewählt werden. Sobald Sie diese Option aktivieren, wird an alle drei Mailadressen versendet.

Innerhalb des Mailversandvorgangs haben Sie die Möglichkeit auzuwählen, welche Mailadressen Sie anschreiben möchten. Hat ein*e Partner*in mehrere Mailadressen, so erscheint vor dem Datensatz ein Doppelpfeil.

Sobald Sie den Pfeil anklicken, können Sie entweder alle oder einzelne Mailadressen auswählen. Speichern Sie Ihre Änderung ab.

Veränderte Einträge werden blau dargestellt. Speichern Sie den Vorgang mit Klick auf den Speicher-Button ab.

Bevorz. Funktion “Mailempfänger*in”:
Standardmäßig prüft ParIS, ob bei einer Organisation die Funktion Mailempfänger*in hinterlegt ist und bevorzugt diese. Das bedeutet: Wurde bei einer Organisation (gilt nur für Organisationen) die Funktion Mailempfänger*in hinterlegt, wird nicht die Mailadresse der Organisation angeschrieben, sondern die Mailadresse der Funktion Mailempfänger*in.

Beispiel:
Melanie Tobias ist mit Ihrer Funktion Mailempfänger*in bei der Organisation O-1234 hinterlegt. In der Liste für den Mailversand ist die Organisation O-1234 hinterlegt. Somit wird für den Versand nicht die Mailadresse der Organisation O-1234 verwendet, sondern stattdessen die Mailadresse, die bei der Funktion Mailempfänger*in hinterlegt ist. In diesem Falle wäre es dann melanie.tobias@paritaet-nrw.org.

Bevorz. Adress-Tags:
Standardmäßig wird bei Partner*innen die Standard-Mailadresse für den Versand bevorzugt. Das bedeutet: Besitzt ein*e Partner*in mehrere Mailadressen, wird diejenige davon bevorzugt, die das Schlagwort/Tag Standard hinterlegt hat. Sie können auch andere Tags verwenden und bei Adressen setzen (die Auswahl an Tags wird im Laufe der nächsten Zeit noch erweitert). Falls Sie sich dafür entscheiden kein Tag zu bevorzugen, wird ParIS bei Partner*innen mit mehreren Mailadressen zufällig eine Adresse aussuchen und verwenden.

Beispiel:
Die Organisation O-1234 hat drei Mailadressen bei den direkten Kontaktdaten hinterlegt. Die Mailadresse info@organisation.de ist mit dem Tag Standard versehen. Die zweite Mailadresse lag@organisation.de besitzt das Tag LAG und die dritte Mailadresse mail@organisation.de besitzt kein Tag. Wenn Sie nun in ParIS im Feld Bevor. Adress-Tags den Wert Standard eintragen, wird beim Versand die Mailadresse info@organisation.de verwendet. Wenn Sie LAG eintragen, wird stattdessen lag@organisation.de verwendet. Falls Sie das Feld leer lassen, wird zufällig eine beliebige Adresse verwendet, d.h. entweder info@…, lag@… oder mail@…

Sie haben die Möglichkeit Seriendruck-Felder in einer Serienmail zu hinterlegen, damit diese personalisiert sind. Eine Übersicht der Seriendruck-Felder und ihre Bedeutung, erhalten Sie über den Reiter “Parameter”.

Der Mailversand kann nun gestartet werden, indem Sie auf den “Mail verfassen” -Link klicken. Es öffnet sich Ihre Google Mailverfassenmaske (Voraussetzung hier: Sie müssen in Google Mail angemeldet sein). Sie können den Link auch markieren, kopieren und in eine Mail einfügen, welche Sie beispielsweise weiterleiten möchten.

Schreiben Sie wie gewohnt Ihre Mail, mit Anhängen und Formatierungen, und versenden diese anschließend.

Sie sollten zu beginn der Mail immer den Verteiler und den Namen der Liste hinterlegen, da sich jede Person nur selbst als Empfänger*in sieht.
Beispiel: Verteiler: Alle Mitarbeiter*innen der IT, Adressliste: MA IT.

Sie können Empfänger*innen zusätzlich in CC und BCC hinzufügen, sobals Sie in Google Mail versenden, wird die Mail sofort an die Personen versendet die in CC und BCC stehen.

Nach dem Versand gelangen Sie nach einigen Sekunden wieder in die ParIS. Hier ändert sich der Status von “Vorbereitung” auf “Versandbereit” nach ein paar Sekunden.

Mit Klick auf den Vorschau-Button, können Sie sich die Vorschau anzeigen lassen.

In der Vorschau sehen Sie die die Absendermail sowie die Empfängermail. Mit den Pfeilen rechts, können diese auch durchgeblättert werden. Sie können den Betreff sehen und die Anlagen. Die Anlagen sind anklickbar. Das bedeutet, Sie können diese aus der Vorschau heraus anklicken, um zu sehen, ob es die Richtigen sind.
Sie haben die Möglichkeit, sich die Mail als HTML, Text oder Original anzusehen. Die Vorschau schließen Sie mit Klick auf das X-Symbol.

Starten Sie den Versand mit Klick auf “Mail senden”.

Es erscheint eine Meldung, welche Sie mit “Ok” bestätigen müssen, wenn Sie den Versand fortsetzen möchten.

Der Status wechselt von “Versandbereit” auf “Im Versand”

Zum Schluss wechselt der Status auf “Abgeschlossen”

Der Reiter “Mail-Log” zeigt Ihnen an, zu wann die Mail zugestellt wurde.

Falls ein*e Partner*in die Mail nicht erhalten haben sollte (z.B im Spam-Ordner gelandet), haben Sie die Möglichkeit einzelne Empfänger*innen erneut anzuschreiben. Klicken Sie hierzu im Reiter “Mail-Log” auf das Papierfliegersymbol.

Sie erhalten einen Meldung, welche Sie bestätigen müssen um den Versand tatsächlich erneut zu versenden.

Über den Aktions-Button, kann zum einen der Vorgang gelöscht, zum anderen auch dupliziert werden.

Sobald Sie auf “Duplizieren” klicken, kopieren Sie den kompletten Vorgang mit Liste, Mailinhalt und allen Anlagen.
Zudem wird Ihnen angezeigt, von welchem Vorgang dieser kopiert wurde.