Wie kann ich allgemeine Personen anlegen?

Wählen Sie den Menüpunkt “Partner” aus und klicken auf Personen.

Es werden Ihnen sowohl allgemeine Personen, als auch die Mitarbeiter*innen des Paritätischen angezeigt.

WICHTIG: Bevor Sie eine neue Person anlegen, bitten wir Sie diese zunächst zu suchen, damit Doppelungen in der Datenbank verhindert werden können.

Um eine Person anzulegen, klicken Sie auf “Anlegen”.

Tragen Sie den Nachnamen sowie den Vornamen ein. Da es sich hierbei um Pflichtfelder handelt, sind diese blau hinterlegt.

Wählen Sie ein Geschlecht aus.

Sie können einen akademischen Titel hinterlegen.

Sie können bei der Person eine “benutzerdef. Anrede?” hinterlegen. Hier können Sie beispielsweise Berufstitel (Diplom Ingeneur, Bürgermeister, etc.) hinzufügen.

WICHTIG: bitte tragen Sie hier keine persönlichen Anreden ein, da diese in allen Listen übernommen werden.

Die Standard-Anrede für weiblich, männlich und divers lautet “Sehr geehrte*r Vorname Nachname.

Sie können Stichworte zur Person hinzufügen.

Hinterlegen Sie ggf. noch eine Bemerkung.

Über den Reiter “Kontaktdaten, haben Sie nun die Möglichkein Adressen und E-Com-Daten zu hinterlegen.
Klicken Sie hierzu auf “Eintrag hinzufügen”.

Wählen Sie einen Kontakt-Typen aus.

Sie können eine Telefonnummer, Faxnummer und Mobilnummer wie folgt hinterlegen:

Vorwahl:
Egal ob Fax, Handy oder Telefon: Alle Ziffern der Vorwahl werden ohne Leerzeichen hintereinander weg geschrieben. Keine Klammern, keine Schrägstriche. Zwischen Vorwahl und Telefonnummer folgt ein Leerschritt.

Telefonnummer:
Diese wird in 2er-Päckchen gegliedert. Hat die Telefonnummer aber eine ungerade Anzahl von Ziffern, steht am Ende eine 3er-Gruppe (anstelle einer 2er-Gruppe und einer einzelnen Ziffer). Sonst würde die einzeln stehende Ziffer leicht übersehen. Die Telefonnummer endet vor dem Beginn der Durchwahl! Hier also wieder ein Leerzeichen.

Durchwahl:
Besteht diese aus mehr als zwei Ziffern, werden diese trotzdem nicht getrennt (selbes Prinzip wie bei der Vorwahl).

Beispiele:
Tel.: 0211 94 600 18
Mobil: 0173 61 85 601
Fax: 0211 94 600 10

0211 und 0173 sind die Vorwahlen, werden also als Päckchen ohne Leerzeichen geschrieben. Bei Telefon und Fax erkennt man das Ende der Telefonnummer und den Beginn der Durchwahl: 94 600 Diese sind in beiden Fällen identisch. Dies ist die Telefonnummer. Da diese Nummer eine ungerade Anzahl von Ziffern hat, steht am Ende ein 3er-Päckchen. Danach folgt die Durchwahl.**

Sie können eine Mailadresse hinterlegen.

Hinterlegen Sie sowohl beim Internetauftritt, als auch bei Social Media Profilen die URL und wählen zuvor ob dies eine https oder http -Seite ist.
Bei dem Sozial Media Profil haben Sie zusätzlich noch die Möglichkeit eine Plattform auszuwählen.

Sie haben die Möglichkeit eine Postanschrift und / oder ein Postfach zu hinterlegen:
Sobald Sie die Postanschrift angelegt haben (und einmal in die nächste Zeile zur Aktualisierung klicken), erscheint eine Google-Maps Karte. Diese zeigt an, ob die angegebene Adresse von Google gefunden wird. Bei Abweichungen schlägt Google eine Adresse vor. Möchten Sie nicht die von Google vorgeschlagene Adresse übernehmen, entfernen Sie den Haken.

Durch anhaken wählen Sie aus, ob Sie den Adressaten (z.B. “z. H. Frau…”) oder die Adresse (z.B. “Briefkasten im Hof”) verändern möchten. Diese Änderungen gelten für alle Personen, die diesen Datensatz nutzen.

Sie können für jeden Adresstypen vorgegebene Stichworte hinterlegen.

Und Sie können ggf. für jeden Adresstypen eine Bemerkung hinzufügen.

Um weitere Adresstypen zu hinterlegen, klicken Sie auf “Speichern & Neu”. Falls Sie keine weiteren Adresstypen hinterlegen möchten, klicken Sie auf auf “Speichern & Schließen”.

Am Ende muss der gesamte Datensatz nochmals komplett abgespeichert werden.

Der Reiter “Eigenschaften” zeigt die hinterlegten Eigenschaften der Person an und Sie können hier weitere Eigenschaften hinterlegen.

Über den Reiter “Funktionen” sehen Sie die Funktionen der Person und können neue Funktionen hinterlegen. Wie Sie eine Funktion hinterlegen können entnehmen Sie bitte dem Thema Funktion.

Über den Reiter “Services” können Sie einsehen, welche Rechte die Person auf unseren Seiten hat.